intressant

Produktivitet 101: En grundläggande filosofi för att få saker gjorda (GTD)

Att få saker gjort, eller GTD, är ett system för att bli organiserad och förbli produktiv. Det kan verka komplicerat på utsidan, men slutmålet är att spendera mindre tid på att göra de saker du måste göra så att du har mer tid för de saker du vill göra. Låt oss bryta ner det och se hur du kan tillämpa en förenklad version i ditt liv.

Vad är GTD (få saker gjort?)

Att få saker gjort (GTD) är faktiskt två saker: En produktivitetsmetod och en bästsäljande bok av författare och produktivitetskonsult David Allen. Det har funnits länge, och det är en bas av produktivitetsentusiaster överallt - även här på Goldavelez.com. Ändå har vi aldrig gjort ett djupt dyk på vad det är och hur du kan få det att fungera för dig. Och eftersom vi nyligen har dykat in i några av de grundläggande livscykling för nya läsare i våra 101-serier, tyckte vi att det var värt att besöka.

Enkelt uttryckt är GTD en metod för att organisera dina uppgifter, prioriteringar och ditt schema på ett sätt som gör dem alla hanterbara. En av GTD: s största fördelar är att det gör det enkelt att se vad du har på din tallrik och välja vad du ska jobba vidare med. Det har också en stark betoning på att få din dos upp ur huvudet och i ett system du kan hänvisa till. Detta rensar ditt sinne för alla mentala distraktioner som kommer att hindra dig från att arbeta effektivt.

Allt låter bra, men GTD har också ett rykte för att vara komplicerat. Det behöver inte vara det, men en del av anledningen till att det har förtjänat det rykte är att det inte finns någon, styv, "rätt sätt" att öva på det. Det finns linjer att stanna inne i, men det finns inget "gör det här, gör det sedan och lägg in dessa i den kategorin" typ av regelbok. Det finns ingen föredragen app att använda eller dagbok för att köpa för att det ska fungera. En del av denna vaguery gör det enkelt att remixa och anpassa det för att passa dina behov, men det gör det också svårt att närma sig. I det här inlägget kommer vi att leda dig genom de grundläggande principerna för GTD från ett nybörjarsperspektiv och erbjuder några tips som hjälper dig att tillämpa en förenklad, mer tillgänglig form på ditt hektiska schema och överfyllda to-do-lista.

De fem "pelarna" i GTD

GTD är ett organisationssystem. Det sätter inte regler för hur du faktiskt gör ditt arbete. Istället fokuserar det på hur du fångar det arbete du behöver göra, organiserar det och väljer vad som behöver din uppmärksamhet. I sin kärna står GTD på fem "pelare" eller steg för att ordna och förbli organiserade:

  1. Fånga allt. Dina doser, dina idéer, dina återkommande uppgifter, allt. Lägg den i en penna-och-pappers-anteckningsbok, en att göra-app, en planerare, vad du föredrar att använda för att bli organiserad. GTD säger inte att använda ett specifikt verktyg, men allt du använder måste passa in i ditt normala flöde. Barriären för att använda den borde vara så låg att det aldrig finns någon anledning för dig att säga "Jag lägger till den på min lista senare." Du vill fånga allt så fort det händer så att du inte behöver tänka på det igen förrän det är dags att göra det.
  2. Förklara de saker du måste göra. Skriv inte bara ner "Planera semester", dela upp den i handlingsbara steg så att det inte finns någon hinder för att bara göra uppgiften. Om det finns något du kan göra med en gång och har tid att göra, få det gjort. Om det finns något du kan delegera, delegera det. Här är en användbar video där David Allen förklarar hur du klargör dina uppgifter så att de inte behöver mer tid för att ta reda på vad du menade än vad som krävs för att faktiskt göra det du ville göra.
  3. Organisera de handlingar som kan genomföras efter kategori och prioritering. Tilldela förfallodatum där du kan, och ställ in påminnelser så att du följer upp dem. Var särskilt uppmärksam på varje objekts prioritering. Du gör faktiskt inte någon av artiklarna på din lista just nu, du ser bara till att de är i rätt hinkar för senare och att dina påminnelser är inställda. Kort sagt, detta är kvalitetstid med din att göra-lista, inkorg och kalender.
  4. Reflektera över din uppgiftslista. Först bör du titta över dina doser för att se vad din nästa åtgärd ska vara. Det är här som det klargörande steget lönar sig, eftersom du borde kunna välja något du har tid och energi att göra direkt. Om du ser något som är så vagt att du vet att du inte kommer att kunna bara plocka upp och springa med det, bryt det ner. För det andra, ge din uppgiftslista en ingående granskning med jämna mellanrum för att se var du gör framsteg, var du behöver justera dina prioriteringar och avgöra hur systemet fungerar för dig.
  5. Engagera och komma på jobbet. Välj din nästa åtgärd och komma till den. Ditt system är som denna punkt inrättat för att göra det enkelt. Dina doser är organiserade efter prioritering och placeras i kategorier. Du vet vad du ska arbeta med och när. De är indelade i hanterbara, bitstora bitar som är lätta att starta. Det är dags att komma till jobbet.

Det är de grundläggande principerna för GTD. I grunden ger GTD dig ett sätt att få allt du behöver komma ihåg ur huvudet och i ett system som kan komma ihåg dem åt dig, organisera dem och dela upp dem i bitar du kan arbeta med. På det sättet nästa gång du tittar på din to-do-lista bör det inte finnas någon förvirring över vad du har tid att ta itu med eller vad som är viktigast. Du kan spendera mindre tid på att tänka på vad du ska göra och hur du arbetar och mer tid på att arbeta.

Hur man kommer igång med GTD

Nu när du förstår grundförutsättningen för GTD är det enkelt att komma igång. I själva verket är det troligt att många av GTD-pelarna redan ingår i ditt arbetsflöde. Kanske har du en att göra-app redan, eller ett regelbundet möte med din chef för att diskutera prioriteringar. Det kan verka skrämmande - eller som att du kommer att spendera mer tid på att ordna dig med något som GTD än du faktiskt lägger på att göra ditt arbete - men det behöver inte vara så. Så här kommer du igång.

Först behöver du något verktyg för att fånga och organisera alla dina idéer, uppgifter, ansvar - allt du behöver komma ihåg. Du har antagligen redan en favorit-to-do-lista-app, dagbok och planerare som du använder för att hålla dig ordnad. Om du inte gör det, leta efter en som fungerar med ditt flöde. När chefen överraskar dig med en ny uppgift medan du arbetar med något annat, vill du ha ett verktyg som låter dig få den uppgiften ur ditt huvud och in i ditt system så snabbt som möjligt. På så sätt behöver du inte stressa över det eller försöka komma ihåg det senare. Om din nuvarande uppgiftsapp inte ger dig den friheten kan du hitta en som gör det, även om det är anteckningar efter det eller en whiteboard.

Nästa - och här är det som de flesta av oss inte gör nu - avsätta lite tid varje vecka, eller i början av varje dag för att verkligen komma i kontakt med dina uppgifter. När allt kommer omkring finns det inget snabbare sätt att slösa tid på jobbet än att arbeta blint utan att tänka på den stora bilden, eller vad du annars behöver göra är mer pressande. Se till att dessa doser är ordnade i specifika uppgifter som du kan plocka upp och köra med när du har tid att göra dem. Se till att de också är organiserade efter prioritering, så att du aldrig behöver slösa tid på att ta reda på vad som är viktigast att arbeta med. Idealt, när du är klar, ska dina doser vara enkla att skanna, du kan snabbt se vad som är viktigast, vad som tar mest eller minst tid att åstadkomma och vad du ska ta itu med nästa (och efter det, och efter det.)

Hur du organiserar dessa doser är upp till dig, men kom ihåg, inte överhacka din metod. Det är de små sakerna som gör det, och om din to-do-lista börjar bli uppblåst av kategorier, olika prioriteringar och alla sorters etiketter och flaggor och funktioner, är det dags att gå tillbaka till fyrkant och förenkla. Personligen tillbringar jag varje morgon ungefär fem minuter på att se till att allt på min to-do-lista återspeglar allt jag behöver göra den dagen, och allt som är stort eller vagt har tillräckligt tydligt att jag kan köra med det. Sedan, en gång i veckan, ger jag mig en halvtimme till en timme för en veckovisa, där jag gör ett djupare dyk, ser till att jag följer upp allt jag har menat men men försummat, lägger till kvarvarande idéer till min uppgiftslista, delegera vad jag kan, göra en liten brainstorming och ändra prioriteringarna om jag behöver.

Hitta ett GTD-vänligt system som fungerar för dig

Du kanske tror att David Allen själv använder någon dyr planerare eller en mängd att göra-appar för att göra vad han gör. Det gör han inte. Egentligen använder han egentligen bara papper. Faktum är att hans arbetsyta alltid har anteckningar i närheten, så att han snabbt kan skriva ner idéer och uppgifter och få dem ur huvudet.

Om du också gillar pappersstrategin är det tidigare nämnda Bullet Journal-systemet väldigt GTD-vänligt, eftersom det uppmuntrar dig att spendera tid på att granska och prioritera dina uppgifter, och det gör det enkelt att lägga till nya uppgifter till din lista . Det lägger till mer struktur än GTD kräver, men det kan fungera för dig.

Om du föredrar den app-centrerade strategin har du många alternativ. Evernote är ett populärt val, och vi har nämnt hur man gör det GTD-vänligt tidigare, tillsammans med några mallar för att komma igång. Jag föredrar Springpad, det masseras lätt till en GTD-vänlig arrangör också. Microsoft OneNote är lika kraftfull och lika GTD-vänlig. Alla tre är bra för GTD, även om de är lite tunga och funktionsrika.

Du behöver inte använda mångsidiga appar som Evernote eller OneNote för GTD om du inte vill. Till och med enkla att göra-appar, som GQueues, Doit.im och till och med Apples egna påminnelser-app som passar formen väl. I själva verket kommer alla att göra app eller anteckningsverktyg som också låter dig organisera, prioritera och granska de saker du måste göra fungerar bra. Som sagt, vissa gör det enklare än andra, och andra är designade med GTD i åtanke. Håll utkik efter det om du letar.

Kom ihåg att det här är bara en filosofi

GTD har mycket att göra, men låt oss inte glömma: det är bara en filosofi. Det är inte för alla, och det är kanske inte det bästa produktivitetssystemet för dig. Det finns många produktivitetssystem och metoder där ute, och medan vissa människor dyrkar GTD som Bibeln, är det bara ett mycket populärt system av många. Det bästa sättet att använda det är att massera det till ett system som fungerar bäst för behov och inte helt följa alla dess regler. Det dör att blandas om och anpassas.

Till exempel, om dina uppgifter kommer i form av e-postmeddelanden, bör din inkorg vara en del av ditt system. Att hålla din inkorg ren - eller åtminstone organiserad - är en del av stegen "fånga" och "organisera" ovan. Detta Gmail-arbetsflöde hjälpte vår egen Melanie Pinola att få hennes inkorg under kontroll, och jag svär fortfarande av Gina Trapanis "Trusted Trio" av e-postmappar, inte för att det gör att min inkorg ser ren ut, utan för att den kombinerar fånga och förtydliga i en. Om du är student kan det här högskolevänliga arbetsflödet vädja till dig eftersom det handlar om både tidskänsliga (uppdrag, uppsatser, tentor) och kontextspecifika (studerande, organisering av anteckningar, forskning). Vad du än gör, se till att det fungerar för dig och att det är det. Bliv inte fast i produktiviteten för produktivitetens skull.

Ytterligare läsning

Nu har du verktygen nu för att komma igång med GTD och få det att fungera för dig. Vi har verkligen bara repat ytan, och själva boken erbjuder mer specifika tips och exempel du kan tillämpa dina specifika behov. Om du letar efter fler resurser är här en kort lista med artiklar som är värda att läsa:

  • Öva förenklad GTD
  • GTD Times
  • Zen Habits för att få saker gjorda vanliga frågor
  • 43 Mappers början med GTD-guide
  • Mashables GTD Toolbox
  • Vår GTD-taggsida

Kom ihåg att målet med GTD är att spendera lite tid på att organisera för att få en stor utbetalning av tid du skulle ha spenderat på onödigt, oproduktivt arbete. För dina ansträngningar blir du mer organiserad och avslappnad, eftersom du aldrig behöver stressa om vad du ska göra nästa, hur du gör det och när du har tid - ditt system kommer att hantera det åt dig. Slutresultatet är att du är mer anpassad till ditt arbete och att du är mer engagerad i ditt liv.